Teknologi yang terus berkembang membuat dunia semakin banyak melakukan transisi ke arah digital. Hal ini terlihat semakin jelas dalam berbagai perusahaan yang memanfaatkan kemudahan dunia digital dalam melakukan kegiatan bisnisnya. Salah satu alat berbasis digital yang dapat meringankan beban kerja perusahaan adalah aplikasi absensi kehadiran online.
Perkembangan dunia secara digital menghasilkan berbagai macam inovasi pada sistem absensi kehadiran, dengan aplikasi absensi kehadiran online menjadi yang paling terkemuka. Namun, apa sebenarnya aplikasi absensi kehadiran online? Apa kelebihan dan kekurangannya? Simak artikel ini untuk mengetahuinya.
Apa itu Aplikasi Absensi kehadiran Online dan Perbedaannya dengan Absensi kehadiran Manual
Aplikasi Absensi kehadiran Online adalah sistem yang berguna untuk mencatat jam kehadiran karyawan melalui sebuah website yang di komputer atau menggunakan aplikasi pada smartphone yang terkoneksi dengan internet. Umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password di aplikasi yang ada di smartphone mereka untuk melakukan absensi kehadiran.
Absensi kehadiran secara online jelas berbeda dengan absensi kehadiran manual. Perbedaan utamanya adalah bahwa sistem absensi kehadiran manual membutuhkan medium khusus (umumnya kertas), sedangkan aplikasi absensi kehadiran online dapat dilakukan dari komputer dan smartphone asalkan terhubung dengan internet.
Kelebihan Aplikasi Absensi kehadiran Online
Apakah perusahaanmu saat ini masih menggunakan absensi kehadiran karyawan dengan mesin pemindai sidik jari yang dipasang di pintu masuk kantor? Mungkin absensi kehadiran manual tak jadi soal jika perusahanmu mewajibkan kehadiran di kantor sebagai syarat penghitungan absensi kehadiran. Karyawan datang, tempelkan jari, lalu mulai kerja. Begitu juga saat karyawan akan pulang.
Namun, jika kamu mempekerjakan karyawan yang lebih banyak menghabiskan waktu kerja di luar dan tidak dituntut selalu hadir di kantor, seperti sales atau marketing, maka sistem absensi kehadiran semacam itu tidak lagi cocok untuk mereka.
Solusinya, kamu perlu menggunakan aplikasi absensi kehadiran online yang lebih fleksibel namun bebas kecurangan. Karyawanmu bisa melaporkan kehadirannya di berbagai tempat terpisah dan memungkinkan kamu memantaunya secara langsung.
Dibandingkan sistem manual, e-absensi online lebih menguntungkan perusahaan karena memiliki kelebihan berikut:
1. Lebih Efisien dari Segi Biaya
Aplikasi absensi kehadiran online tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi kehadiran dan pemasangan sistem, sehingga akan menghemat pengeluaran perusahaan. Misalnya, perusahaanmu mempekerjakan sales di banyak supermarket atau department store, maka kamu tidak perlu membeli dan memasang mesin pencatat kehadiran di setiap tempat mereka bekerja.
Dengan e-absensi kehadiran, kamu cukup mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya lewat smartphone berbasis OS Android atau iOS. Karyawanmu bisa melaporkan kehadirannya dengan swafoto di telepon genggam mereka yang sudah terpasang aplikasi.
2. Membuat Karyawan Lebih Produktif
Dengan sistem absensi kehadiran online, karyawan yang bekerja di luar kantor bisa menghemat banyak waktu tanpa perlu datang ke kantor hanya untuk absen lalu kembali lagi ke tempat mereka bertugas. Daripada membuang waktu di jalan, karyawan bisa lebih produktif dengan fokus di tempat mereka bekerja dan mencatatkan kehadiran lewat aplikasi.
3. Minim Kecurangan
Absen online menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga dapat memverifikasi kehadiran seseorang di suatu tempat. Foto wajah akan dicocokkan dengan data karyawan yang tersimpan di sistem, serta posisi pengguna aplikasi memberikan informasi keberadaannya yang terlacak GPS.
Dengan sistem absensi kehadiran online, karyawan atau siapa pun tidak mungkin melakukan manipulasi atau mengubah data absensi kehadiran, karena data digital tersebut dienkripsi dan tersimpan aman di server penyedia aplikasi.
4. Memudahkan Analisa Data Kehadiran
Aplikasi absen online memberikan informasi kehadiran karyawan real-time. Sambil meeting di kantor, kamu bisa mengetahui saat itu juga karyawan yang tidak masuk hari ini. Bahkan, saat kamu bertugas di luar kantor, kamu bisa memantau siapa dan berapa orang yang pagi ini datang terlambat.
Dengan sistem kehadiran online, kamu tidak butuh lagi rekap absensi kehadiran periodik saat membutuhkan data kehadiran karyawan. Informasi real-time sangat berguna jika kamu ingin menganalisa data absensi kehadiran untuk mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.
Empat kelebihan absensi kehadiran online di atas bisa kamu temukan di aplikasi Hadirr. Aplikasi ini memiliki banyak fitur keren yang memudahkan kamu memantau absensi kehadiran karyawan di berbagai tempat tanpa repot.
Teknologi biometrik wajah, GPS, cloud, dan internet, memberikan fleksibilitas maksimum bagi kamu dan karyawanmu. Kamu tak hanya bisa memantau kehadiran karyawan dan lokasi absensi kehadiran, tetapi juga jadwal kerja, mencatat dan menghitung jam lembur, serta memudahkan reimbursement.
Bagaimana sistem absensi kehadiran karyawan bekerja? Karyawanmu dapat melaporkan kehadiran mereka dengan swafoto menggunakan kamera di smartphone, lalu mengirimkannya di aplikasi. Sistem Hadirr akan mencocokkan data wajah dan lokasi absen, dan mencatatkan kehadiran tersebut secara real-time sehingga kamu bisa mengaksesnya saat itu juga.
Keuntungan lainnya, kamu juga bisa mencoba aplikasi absensi kehadiran online yang terintegrasi dengan aplikasi penggajian Talenta by Mekari.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Sehingga hadirnya Talenta by Mekari memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses speerti pembayaran gaji dan absensi dalam suatu dashboard yang mudah digunakan.
Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.
Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.
Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.
Fitur Talenta by Mekari:
Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.
- Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
- Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
- Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
- Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
- Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.
Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.
Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Kunjungi Talenta.co sekarang juga!
